Аутсорсинг
Что такое аутсорсинг?
На самом деле аутсорсинг известен уже тысячи лет. Когда люди еще бродили по лесу, охотились на животных и собирали ягоды, нашелся один самый умный, который сказал: «Ты будешь собирать ягоды, а ты – пахать землю. А я буду вами управлять». Это и был первый аутсорсинг, который и сейчас основывается на принципе разделения труда и понимании, что каждый должен делать то, в чем наиболее силен. Раньше этот принцип в компании представляли себе как систему черных ящиков. Черный ящик – это человек или компания. Вы не знаете, что в нем происходит, но ваша задача знать, что должно быть на входе и на выходе. На входе вы «вводите» деньги и требования стандарта на продукт или услугу, и если на выходе получаете то, что вам нужно, то уже не важно, что находится внутри этого ящика.
Заграничным словом "аутсорсинг" (outsourcing) принято называть передачу на контрактных условиях некоторых внутренних функций предприятия "на сторону".
На Западе аутсорсинг как стратегия менеджмента культивируется давно. В публикациях на эту тему упоминается классический пример компании "Форд", которая впервые передала один из бизнес-процессов стороннему исполнителю.
Если посмотреть, как развиваются такие услуги за рубежом, то легко увидеть: там подобная практика поставлена на поток. Большинство небольших фирм (да и многие крупные!) вообще не содержат штатных бухгалтеров. И это понятно. Например, в США или Великобритании бухгалтерия - это техническая работа, сводящаяся к правильной регистрации всех средств бизнеса и заполнению стандартных форм отчетности. А такую кропотливую и точную, но не слишком сложную работу должны выполнять квалифицированные специалисты, которых как раз и можно найти в консультационных компаниях.
У нас же бухгалтер - человек, скорее, творческий. Запросы украинских предпринимателей порой просто невыполнимы. Обычно от бухгалтера требуется сделать все так, чтобы компания заплатила в бюджет сущие копейки. И налоговое ведомство осталось бы при этом довольным. Или уж, как минимум, спокойным. Так вот, в случае использования бухгалтерского аутсорсинга подобное проходит далеко не всегда, поскольку даже в Украине "внешние" бухгалтеры работают по правилам. Именно это обстоятельство существенно снижает в глазах наших деловых людей преимущества бухгалтерского аутсорсинга. А на самом деле их немало. И они все чаще заставляют предпринимателей внимательнее присматриваться к внешнему сервису.
Еще один фактор - представление предпринимателей, что покупать бухгалтерию как услугу дорого и информационно небезопасно. Но это только представление. Реально передача функций специализированной компании позволяет снизить операционные расходы, в частности, затраты на оплату труда (налоги и в пенсионный фонд платить не надо), содержание рабочих мест (аренда офиса, компьютерное и программное обеспечение), снижаются административные издержки (снимается необходимость контроля за деятельностью штатных сотрудников), снижаются налоговые риски и т. д.
Что же касается информационной безопасности, то здесь судить трудно, но есть несколько доводов опять же в пользу аутсорсера. Во-первых, если на предприятие приходит проверка, то бухгалтерские документы находятся не в офисе, что позволит отразить, так сказать, первую волну атаки. Во-вторых, аутсорсинговые фирмы, как правило, очень заботятся о лояльности сотрудников, используя для этого различные методы, в том числе и экономические. В-третьих, соглашение о коммерческой тайне является частью договорных отношений, и ответственность аутсорсера тут выше.
Немного о бухгалтерском аутсорсинге.
Так что бухгалтерский аутсорсинг - это всего-навсего возможность перепоручить учет всех финансовых вопросов специализированной фирме.
Вовсе не обязательно содержать собственную бухгалтерию. Вместо этого можно воспользоваться услугами аутсорсинга, а проще говоря - передать все дела, связанные с бухгалтерией, сторонней компании или частному специалисту. Такой вариант подойдет тем, кто хочет сэкономить и сделать свой бизнес мобильным. Впрочем, и тем, кому просто некогда возиться с многочисленными финансовыми документами и бланками отчетности.
Все чаще украинские компании переходят к использованию аутсорсинга, то есть внешних профессиональных сервисов. Диковинное некогда слово уже не пугает предпринимателей, в том числе и руководителей небольших компаний. Однако не стоит забывать, что стремление избавить себя от бухгалтерской волокиты таит в себе немало опасностей и трудностей. Особенно если речь идет об аутсорсинге бухучета. Ведь бухгалтерия - это и ваши деньги, и ваша ответственность.
Примерный бюджет бухгалтерии из одного сотрудника (в долларах):
Оплата труда - 400
Налоги на ФЗП и подоходный налог - 135
Аренда офиса 6м2 на 1 человека - 60
Расходные материалы и транспортные затраты - 20
Бланки и программное обеспечение - 15
Курсы повышения квалификации, периодика - 20
Амортизация компьютерной и офисной техники - 10
Итого: 660 у.е. практически без компенсации НДС.
Услуги фирмы-аутсорсера = 500 у.е..- НДС + гарантия
Услуги бухгалтера - "надомника" - 200 у.е. без НДС.
"Надомник" выгодней ?
Но здесь возникает целый ряд вопросов. Например, что делать, если "надомник" опоздает сдать Ваш отчет? Что будет, если он забудет внести в декларацию какую-либо важную цифру? Готов ли он отстаивать Ваши права в ГНА? А если "надомник" вдруг решит уволиться?
Как Вы можете увидеть, здесь основным преимуществом аутсорсера является то, что он для Вас безопаснее и надежнее. В случае, если возникнут ситуации, которые привели к штрафам и санкциям, с фирмы есть что взять.
Одной из причин, сдерживающих развитие аутсорсинга, является то, что руководители фирм-заказчиков не готовы тратить дополнительное время на работу с аутсорсером. На первых этапах интеграции аутсорсера временные затраты руководителей компаний возрастают. Они сталкиваются с проблемами своего бизнеса, которые ранее были скрыты или недооценены их последствия на конечный результат. Это вызывает раздражение заказчика, хотя, как показывает практика нашей компании, через 2-3 месяца работы с нами временные затраты клиента намного снижаются.
НО!
Практически всегда руководители компаний-заказчиков надеются, что, заключив договор, они могут забыть о том процессе, который отдали на аутсорсинг - "С глаз долой - из сердца вон". По оценке зарубежных экспертов, все неудавшиеся эксперименты с аутсорсингом связаны с плохими процедурами контроля за переданным бизнес-процессом со стороны заказчика. Одним из последствий утраты контроля является то, что аутсорсер принимает на себя выполнение не того, что надо клиенту, а то, что сам аутсорсер может в данный момент сделать. В бухгалтерском аутсорсинге это проявляется особенно ярко.
Бухгалтерское обслуживание
- процесс взаимный, требующий ответственного подхода с обеих сторон, и только в этом случае наиболее полно проявляются преимущества аутсорсинга.
